TRANSFORMACIÓN    DIGITAL DOCUMENTAL

Esta web es una sencilla exposición con la intención de darle a conocer cómo podemos ayudarle a facilitar el trabajo del personal de su Ayuntamiento/Empresa, con respecto a la TRANSFORMACIÓN DIGITAL DOCUMENTAL.

Hacemos referencia a esos documentos tan exclusivos e importantes, que por su antigüedad están informatizados pero no han entrado en la Digitalización, y conservan integra su validez documental, administrativa e histórica. Aunque la clasificación y catalogación este bien realizada en el archivo, el paso de los años favorece perdidas, extravío y deterioros importantes.

Somos artesanos, con las bases de datos exponentes de la frugalidad (sencillez, ahorro y consumo responsable) evitamos costosos y sofisticados programas informáticos que implican unos precios de adquisición y licencias de uso de coste prohibitivo. La capacidad de gestionar con eficiencia y agilidad la información, se consigue utilizando una versión digital de los documentos.

Realizamos los siguientes trabajos:

-Digitalización de todo tipo de documentos del Archivo Documental vivo o histórico, incluido manuscritos.

-Aplicamos OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) a los documentos

-Creamos una base de datos con las referencias de situación (caja y Expediente) fecha, tipo documento, titular, o cualquier otra que sea importante. También podemos realizarla con las fichas del Archivo.

-Con estos datos realizamos un completo motor de búsqueda con posibilidad de buscar por cualquier criterio, incluyendo combinación de letras o números.

-También podemos crear una base de datos a su medida, aplicando el motor de búsqueda a sus documentos digitales, y lo mejor de todo es que no necesitamos leerlos, ni disponer de esos documentos. Nos sirve con el nombre del documento y su ubicación en una carpeta determinada, para poder crear la base de datos con sus correspondientes vínculos.

-En los resultados creamos un enlace directo al documento, solo tenemos que hacer clic en él y se abrirá automáticamente.

-La digitalización se realiza en las propias oficinas municipales, los documentos no se mueven del archivo, evitando deterioros y pérdidas innecesarios.

Con esto conseguimos la doble misión de: preservar la documentación desde el primer momento, garantizando la supervivencia del legado, y por otro lado su consulta. Ponerlos a disposición del personal interesado en consultarlos, sin que eso derive en el extravío o deterioro a causa del manejo.

Ventajas de la Digitalización y Gestión Documental:

• Incremento de la productividad y del rendimiento en Recursos Humanos.
• Reducción de espacio físico.
• Reducción de incidencias y aumento de la seguridad en la gestión.
• Rapidez y agilidad en el acceso a documentos.
• Favorece la investigación, accesibilidad y divulgación de los fondos del archivo.
• Evitamos el deterioro a causa de la manipulación.

También existe la posibilidad de digitalizar los libros del Registro Civil, libros de Actas o cualquier tipo de documentación histórica encuadernada, con similar motor de búsqueda y los correspondientes enlaces.

Tenemos un pequeño video con la muestra de cómo funciona el motor de búsqueda, en este caso es sobre el Registro Civil, pero el funcionamiento es el mismo para todo tipo de documentos. Copiando este enlace y pegándolo en la barra del navegador se abrirá el video explicativo.

https://drive.google.com/open?id=1bygROPP-YnFNuFyza1UjnIcjn8aB37Qc

SI DESEAS TE PODEMOS OFRECER UN PRUEBA DE LA BASE DE DATOS CON MOTOR DE BÚSQUEDA TOTALMENTE GRATUITA HASTA 500 ARCHIVOS    

Si tienes archivos de varios tipos y tienes problemas para localizarlos, podemos añadir esos archivos a nuestro motor de búsqueda y te te lo enviamos para que los puedas usar libremente y conozcas sus bondades.  Incluimos los vínculos al archivo también.

No necesitamos los archivos, nos sirve con que nos digas los nombres y el tipo de archivo, y la descripción de los archivos                         

DIGITALIZAMOS TU HISTORIA

Realizamos todo tipo de Digitalizaciones de documentación manuscrita,  Protocolos Notariales, documentos historicos, Actas Registro Civil (hasta 1949),  Escrituras de compra-venta .........etc.

Tambien realizamos indices y bases de datos con motores de busqueda para su manipulación y estudio

Digitalizamos todo tipo de documentos de Ayuntamientos y Empresas

WEB HERMANA:  Si busca antepasados en la provincia de Huésca, es posible que tengamos algún documento suyo

https://antepasadosenhuesca.webnode.es/

Una pequeña presentación de parte de lo que hacemos en PowerPoint, copiar y pegar en la barra del navegador:

https://drive.google.com/file/d/1aC4cMqnLsaZZN8-c1w1_-qGdDOxK4w69/view?usp=sharing